เคล็ดลับการประชุมจาก 7 ผู้บริหารระดับโลก เพื่อป้องกันการสูญเสียเวลาหลายร้อยชั่วโมงไปอย่างสูญเปล่า

การประชุมในองค์กรถือเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ใช้เวลามากที่สุด และมักจะเป็นกิจกรรมที่ทุกคนมองข้ามในแง่ของประสิทธิภาพ หลายๆ องค์กรใช้เวลาหลายร้อยชั่วโมงต่อเดือนในการประชุม ซึ่งบางครั้งก็ไม่ได้ให้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์กลับมาเลย อันที่จริงแล้ว มีการสำรวจพบว่า 71% ของการประชุมไม่ได้สร้างผลลัพธ์ที่จับต้องได้ ทำให้เวลาที่ลงทุนไปนั้นกลายเป็นเวลาที่สูญเปล่า

ดังนั้น การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแค่ทำให้เสียเวลา แต่ยังส่งผลให้เกิดการสูญเสียทรัพยากรทางมนุษย์และโอกาสทางธุรกิจอย่างมาก แต่ท่านรู้ไหมว่ามีวิธีที่จะทำให้การประชุมกลายเป็นกิจกรรมที่เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งเคล็ดลับเหล่านี้ได้รับการพิสูจน์มาแล้วจากผู้บริหารระดับโลกที่สามารถนำพาองค์กรของพวกเขาสู่ความสำเร็จได้อย่างต่อเนื่อง

ในบทความนี้ แองจี้จะนำเสนอเคล็ดลับการประชุมจาก 7 ผู้บริหารระดับโลกที่จะช่วยให้องค์กรของท่านสามารถจัดการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลลัพธ์ที่ยั่งยืน

จากปัญหาสู่การแก้ไขที่เป็นรูปธรรม

ก่อนที่เราจะไปดูเคล็ดลับจากผู้บริหารระดับโลก เราควรเข้าใจปัญหาที่แท้จริงของการประชุมในองค์กรกันก่อน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วปัญหาหลักๆ ของการประชุมที่ไม่ได้ผลประกอบด้วย:

การประชุมที่ไม่มีจุดมุ่งหมายชัดเจน: หลายครั้งที่การประชุมเกิดขึ้นโดยไม่มีการวางแผนหรือจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่รู้ว่าจะต้องมุ่งเน้นไปที่อะไร และในที่สุดก็ไม่ได้ข้อสรุปหรือการตัดสินใจที่มีความหมาย
การมีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป: การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไปอาจทำให้การสื่อสารและการตัดสินใจล่าช้า เพราะมีหลายเสียงที่ต้องฟังและต้องการความเห็นชอบจากคนหลายคน
การประชุมที่ยาวเกินไป: การประชุมที่ใช้เวลานานเกินไปมักทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกเบื่อหน่ายและไม่สามารถโฟกัสไปที่เรื่องสำคัญได้เต็มที่
การขาดการติดตามผล: หลายครั้งที่การประชุมจบลงโดยไม่มีการติดตามผล ไม่มีการกำหนดผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาที่ชัดเจน ทำให้เรื่องที่คุยกันในที่ประชุมไม่ได้ถูกนำไปปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม

หากองค์กรของท่านกำลังเผชิญปัญหาเหล่านี้ หรือรู้สึกว่าการประชุมของท่านยังไม่เกิดผลลัพธ์ที่ดีพอ แองจี้มีเคล็ดลับดีๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จากผู้บริหารระดับโลกทั้ง 7 ท่าน ซึ่งได้รับการยอมรับว่าประสบความสำเร็จในการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

1. การเตรียมตัวก่อนการประชุม: Elon Musk (Tesla)

Elon Musk ผู้ก่อตั้ง Tesla และ SpaceX เป็นที่รู้จักในเรื่องของการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูง และเขาให้ความสำคัญกับการประชุมอย่างมาก โดยเชื่อว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นที่การเตรียมตัวอย่างรอบคอบก่อนการประชุม Musk จะตรวจสอบการเตรียมการอย่างละเอียดทุกครั้งก่อนเข้าร่วมประชุม ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดหัวข้อการประชุม ตรวจสอบจำนวนและรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมจะสามารถมีส่วนร่วมและมีบทบาทสำคัญในการประชุม

การเตรียมตัวของ Musk ยังรวมไปถึงการตั้งคำถามติดตามผล เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องและมีการปฏิบัติที่ตามมาอย่างแท้จริง การทำเช่นนี้ช่วยลดโอกาสที่จะมีการประชุมซ้ำๆ ในเรื่องเดิมๆ และช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ