เป็นเรื่องปกติของทุกองค์กรค่ะ ที่พนักงานใหม่มักจะรู้สึกท้อแท้ และเป็นกังวลเอกสารและขั้นตอนต่างๆ เพื่อปรับตัวให้เข้ากับองค์กรของเราได้ และตัวพนักงานที่รับหน้าที่เป็นโค้ช หรือเมนเทอร์เองก็เช่นกันที่อาจไม่มีเวลามากพอที่จะดูแลพนักงานใหม่ หรือคอยช่วยเหลือให้พวกเขาปรับตัวได้ตลอดเวลา เนื่องจากความรับผิดชอบและหน้าที่ของตัวเอง
แองจี้จึงอยากให้ทุกท่านลองนึกภาพแพลตฟอร์ม Onboarding ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ดูค่ะ สมมติว่าเรามีพนักงานใหม่เข้ามาเข้าร่วมองค์กร และพนักงานใหม่คนนั้นสามารถได้รับคําแนะนําจากแพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้ โดยตัวแพลตฟอร์มจะนําพนักงานใหม่ของเราผ่านแบบฟอร์มที่จําเป็น แนะนําให้พวกเขารู้จักกับนโยบายของบริษัท และแม้กระทั่งตั้งค่าการฝึกอบรมเบื้องต้นให้
ทุกท่านคิดว่าพนักงานใหม่ และพนักงานที่ทำหน้าที่เป็นเมนเทอร์จะรู้สึกอย่างไรคะ?
แน่นอนว่าต้องรู้สึกเครียด และกดดันน้อยลง เพราะทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการหรือจำเป็นต้องรู้นั้นได้ถูกรวบรวมและจัดหมวดหมู่ให้พนักงานใหม่ของเราได้หาข้อมูล และเรียนรู้ได้ด้วยตัวเอง อีกทั้งยังทำให้รู้สึกเป็นที่ต้อนรับเพราะเขาจะสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น และพนักงานที่เป็นเมนเทอร์เอง ก็สะดวกในการช่วยเหลือพนักงานใหม่มากยิ่งขึ้น เพราะพวกเขาจะมาพร้อมคำถาม และข้อมูลที่ผ่านการอธิบายป่านแพลตฟอร์ม AI เรียบร้อยแล้ว
พอยกตัวอย่างแบบนี้แล้ว แองจี้มั่นใจว่าหลายท่านคงเริ่มแพลนในใจว่าจะเอา AI มาใช้อย่างไรดีกันแล้วใช่ไหมคะ
ฉะนั้นวันนี้แองจี้จะพาทุกท่านมาดู 3 ตัวอย่างที่ AI จะสามารถเข้ามาช่วยในการ Onboarding ได้อย่างไรกันบ้างค่ะ
1. ตรวจสอบเอกสารของพนักงาน
AI สามารถช่วยตรวจสอบ และจัดการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่พนักงานใหม่ส่งมา, การจัดเก็บและจัดการเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น นอกจากนี้ AI ยังสามารถช่วยในการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเอกสารที่ขาดหายหรือต้องการการอัปเดตได้อีกด้วยค่ะ
2. กำกับ และชี้นำการอบรม
AI สามารถใช้ในการสร้าง และเสนอหลักสูตรการอบรมที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของพนักงานใหม่ เช่น การจัดทำวิดีโออบรม, การสร้างเกมและการทดสอบเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมและเรียนรู้ เป็นต้น นอกจากนี้ AI ยังสามารถให้ข้อเสนอแนะและประเมินผลการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ได้อย่างต่อเนื่อง
3. การจัดการธุรการขององค์กร
AI สามารถช่วยลดภาระงานธุรการได้อย่างมาก เช่น การจัดการปฏิทิน, การนัดหมาย, การจัดการอีเมล, และการสื่อสารภายในองค์กร ทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานของมนุษย์
การใช้ AI ในการ onboarding จึงไม่เพียงแต่ช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับงานและองค์กรได้อย่างดีขึ้นอีกด้วยค่ะ
ในทํานองเดียวกัน เมื่อพนักงานออกจากบริษัท AI ก็สามารถจัดการการสํารวจทางออก การคืนทรัพย์สินของบริษัท และงานอื่นๆ นอกบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นสําหรับทั้งสองฝ่าย
รู้อย่างนี้แล้ว ลองนำ AI ไปปรับใช้กันดูนะคะ ขอให้วันนี้เป็นวันที่ดีของทุกท่านค่ะ
