หนึ่งในต้นทุนที่แพงที่สุดขององค์กร ไม่ใช่เงินเดือน…
แต่คือ “เวลาของคนเก่ง” ที่เสียไปกับการประชุมที่ ไม่จำเป็น ไม่จบ ไม่ได้เรื่อง
หลายองค์กรมีวัฒนธรรม “ประชุมจนชิน” โดยลืมไปว่า
ประชุมไม่ใช่งาน แต่คือ เครื่องมือในการ “ตัดสินใจ” และ “เคลื่อนงาน”
เพราะฉะนั้น ถ้ายังต้องประชุม เราควร “ประชุมให้ได้ผลที่สุด”
และยิ่งในยุคที่ทุกคนต้อง “ทำงานให้ไว แต่ยังคิดให้ลึก” การประชุมแบบยืดยาว อ้อมโลก ไม่ได้ช่วยให้งานดีขึ้นเลยค่ะ
แองจี้เจอหลายทีมที่เก่ง มีศักยภาพ แต่ทำงานไม่เดิน เพราะ…
❌ มีประชุมทุกวัน จนไม่มีเวลาโฟกัส
❌ ประชุมทีม 2 ชั่วโมง แต่ไม่มีข้อสรุป
❌ ไม่มีใครจด ไม่มีใครจำ ใครรับผิดชอบก็ไม่รู้
❌ จบประชุมแล้วต้อง “มานัดประชุมใหม่” เพื่อสรุปอีกรอบ
ฟังดูคุ้นใช่มั้ยคะ? เพราะแองจี้เชื่อว่าหลายท่านเองก็เคยเจอเช่นกัน
แต่ปัญหานี้แก้ได้ ด้วย “Checklist ประชุมให้ได้ผลใน 30 นาที” ที่แองจี้อยากให้ทุกองค์กรใช้เป็นมาตรฐานค่ะ
✅ Checklist ประชุมให้ได้ผลใน 30 นาที
📌 ก่อนประชุม… วางแผนดี มีชัยไปครึ่ง
- ระบุหัวข้อประชุม (Agenda) ชัดเจน ไม่เกิน 3 ข้อ
- เขียนวัตถุประสงค์ชัดเจน เช่น “เพื่อแก้ปัญหา A” หรือ “เพื่อสรุปงบประมาณ”
- เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- แชร์เอกสารสำคัญล่วงหน้า (เพื่อประหยัดเวลาอธิบาย)
- ตั้งเวลาไว้ 30 นาทีใน Calendar พร้อมแจ้ง “ขอเวลาเป๊ะๆ”
🧠 ระหว่างประชุม… เคลียร์ ชัด กระชับ
- เปิดประชุมด้วยการ “ทวนเป้าหมาย” ใน 3 นาทีแรก
- ใช้ Time Keeper จับเวลาแต่ละหัวข้อ (เช่น ประเด็นละ 8-10 นาที)
- ถ้าเริ่มหลุดประเด็น ให้คนใดคนหนึ่งมีสิทธิ์ดึงกลับ (Facilitator)
- ทุกประเด็นต้องมี Action Point + ผู้รับผิดชอบ
- ปิดประชุมด้วยการ Recap ใครจะทำอะไร ภายในเมื่อไหร่
🗒️ หลังประชุม… Follow-up ให้การประชุมมีผลจริง
- ส่ง Meeting Summary ภายใน 24 ชม.
- ถ้ามี Task ใหญ่ แบ่งเป็น Milestone และติดตามผล
- ไม่ตั้งประชุม follow-up โดยไม่จำเป็น
ประชุมเร็วขึ้น ไม่ได้แปลว่างานลวก
ในทางตรงข้าม องค์กรที่ประชุมเก่ง มักเป็นองค์กรที่มี…
- กระบวนการคิดดี
- ตัดสินใจไว
- ทีมงานเคารพเวลาซึ่งกันและกัน
แองจี้เชื่อว่า “การประชุม คือกระจกสะท้อนวัฒนธรรมองค์กร”
ถ้าเราจัดประชุมแบบ Professional ได้ ก็เท่ากับเรา “สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่มีคุณภาพ”
ลองให้ทีมคุณใช้ Checklist นี้ดูค่ะ แล้วจะเห็นว่า
แค่ปรับวิธีประชุม ทั้งระยะเวลา ความคิด และผลลัพธ์จะเปลี่ยนอย่างชัดเจน
เริ่มต้นจากการให้เวลากับ “การเตรียมตัวประชุม” มากกว่าการ “ยื้อประชุม”
แล้วคุณจะได้ทีมที่ทำงานได้ไกลขึ้น โดยไม่ต้องเผาเวลาไปกับห้องประชุมอีกต่อไปค่ะ
_________________
📌อย่าลืมติดตามเพจ HR Solutions By Angie เพื่อรับข้อมูลและเคล็ดลับดีๆ ในการบริหารคนและองค์กรกันนะคะ
Website 👉 https://hrsolutionsbyangie
……
สนใจปรึกษาปัญหาเรื่อง ‘คน’ สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทาง Inbox หรือ โทร. 065 563 6978
.
#HRSolutionsByAngie #HR #HRSolutions #พนักงาน #บริหารคน #ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ #ProductiveMeeting #TimeManagement #ประชุมแบบมือโปร #HRStrategy #Checklistประชุม30นาที #บริหารเวลาให้คุ้มค่า
