”วัตถุประสงค์ที่แท้จริง“ คือ สิ่งสำคัญที่ HR ห้ามมองข้ามในการนำระบบ KPI มาใช้
ไม่เพียงแค่ระบบ KPI เพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่สำหรับงาน HR ที่มีระบบ และเครื่องมือมากมายต่างๆ ที่ต้องใช้เพื่อตอบสนองเป้าหมายขององค์กร การแบ่งแยกเครื่องมือต่างๆ ตามวัตถุประสงค์ที่แท้จริงคือ สิ่งที่มองข้ามไม่ได้ เพราะมันจะทำให้เราสามารถดึงประสิทธิภาพของระบบ และเครื่องมือแต่ละอันออกมาได้ดีที่สุด
ซึ่งในระบบ KPI วัตถุประสงค์ที่แท้จริงมีอยู่ 4 ด้านหลักๆ ได้แก่ พัฒนา, รักษา, สนับสนุน และแก้ไขปัญหา
มาดูด้านแรกกันค่ะ “พัฒนา” คือการที่เราใช้ระบบนี้เพื่อทำให้เกิดการพัฒนาที่ดีขึ้น โดยใช้การเปรียบเทียบจากผลงานที่ผ่านมา เช่น เราจะลดเวลาส่งของให้ลูกค้าจาก 3 วันทำการ เหลือเพียง 2 วันทำการ
ด้านที่ 2 “รักษา” นอกจากเราจะพัฒนาให้ดีขึ้นแล้ว เราต้องมั่นใจด้วยว่าเราจะไม่ทำให้ผลงานนั้นต่ำลงกว่าที่ผ่านมา เราต้องรักษาประสิทธิภาพ และคุณภาพของงานอยู่เสมอ หากเราใช้ระบบ KPI ไปถึงจุดหนึ่ง เราอาจนำ KPI เป็น Guidelines ในการรักษามาตราฐาน เช่น เราจะตอบกลับลูกค้าภายใน 24 ชั่วโมง
ต่อมาด้านที่ 3 “สนับสนุน” ในที่จะหมายถึง การที่ KPI ของแต่ละคน และแต่ละหน่วยงานมีส่วนช่วยในการสนับสนุนเป้าหมาย กลยุทธ์ และภารกิจขององค์กร เช่น ปีที่ผ่านมาเรายอดขาย 100 ล้าน ปีนี้เราตั้งเป้าให้เติบโตขึ้น 50% ดังนั้น ปีนี้เป้าหมายของเราคือ ยอดขาย 150 ล้าน เพื่อให้ตอบสนองต่อเป้าหมายได้ ฝ่ายผลิตจะต้องวางแผนการผลิต, ฝ่ายขายจะต้องวางแผนการขาย และพนักงานขายแต่ละคนจะต้องรับยอดคนละเท่าไหร่ต่อเดือน ซึ่งเป็นหน้าที่ของระบบ KPI ที่จะช่วยสนับสนุนตรงส่วนนี้ค่ะ
ด้านสุดท้าย “แก้ไขปัญหา” หากเราใช้ระบบ KPI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจะสามารถนำ KPI มาใช้ในการวางแผนเพื่อแก้ปัญหาในงานที่เรามีอยู่เพื่อให้ดีขึ้นได้ค่ะ
ทั้งหมด 4 ด้านนี้คือหัวใจสำคัญของการนำระบบ KPI มาใช้ หากท่านใดนำระบบมาใช้โดยขาดความเข้าใจ มุ่งเน้นไปที่ด้านอื่นๆ ที่ไม่ใช้วัตถุประสงค์ของ KPI แน่นอนว่าผลลัพธ์ย่อมออกมาไม่ดีเท่าที่ควร และเป็นการสิ้นเปลืองเวลา และทรัพยากร ฉะนั้นก่อนจะนำเครื่องมือใดๆ มาใช้แองจี้อยากให้ทุกท่านศึกษาวัตถุประสงค์ที่แท้จริง และผลลัพธ์ที่เครื่องมือจะสามารถมอบให้เราได้ แล้วการทำงานของท่านจะยกระดับไปอีกขั้นเลยทีเดียวค่ะ
